Práce je vykonávána zejména uvnitř administrativních objektů (včetně pracovišť open space), případně uvnitř jiných objektů, které administrativní pracovník během výkonu své činnosti navštěvuje (např. pošta, úřady, jiné firmy). Během pochůzek nebo pracovních cest se administrativní pracovník pohybuje na venkovních prostranstvích, v dopravních prostředcích, v ubytovacích a restauračních zařízeních apod.
Nejvhodnější přípravu pro tuto pozici poskytuje střední vzdělání s maturitní zkouškou (bez vyučení) ve skupině oborů ekonomika a administrativa. Jinou alternativu představuje střední vzdělání s maturitní zkouškou (bez vyučení) v oboru administrativa a střední vzdělání s maturitní zkouškou (bez vyučení) v oboru ekonomika a podnikání, popřípadě jakékoli jiné vyšší vzdělání společenskovědního zaměření. Obvyklým kvalifikačním požadavkem je také řidičské oprávnění skupiny B dle zákona č. 361/2000 Sb. ve znění pozdějších předpisů a doklad o znalosti cizího jazyka (zejména angličtiny) na minimální úrovni B1 dle Společného evropského referenčního rámce pro jazyky.
Stručný výčet prováděných pracovních činností
- Obsluha a správa kancelářské techniky, zajišťování nákupu kancelářských potřeb.
- Organizování pracovních cest (letenky, ubytování).
- Příprava podkladů pro jednání a porady, zpracování zápisů a vedení evidence dokumentace.
- Zajišťování občerstvení při jednáních.
- Objednávání květin, dárků pro obchodní partnery apod.
- Telefonická nebo korespondenční komunikace s obchodními partnery.
- Správa došlé a odchozí pošty, vykonávání dílčích administrativních prácí, archivace dokumentů.
- Práce na PC, přepisování dokumentů, jednodušší grafické úpravy a formátování textů.
- Příprava pravidelných zpráv (hlášení), měsíčních výkazů apod.
Relevantní mimořádné provozní události
- Úraz zaměstnance v důsledku účinků mechanických rizik (ostré hrany, špičaté předměty, střepy, přiražení, skřípnutí apod.).
- Zasažení pracovníka elektrickým proudem při používání elektrických spotřebičů a výpočetní techniky.
- Poškození muskuloskeletálního systému (např. poranění zad při zvedání břemen, manipulaci se spisy ve zvýšené poloze apod.).
- Uklouznutí a pád při pohybu po mokré/znečištěné podlaze nebo chůzi po schodech uvnitř objektů.
- Uklouznutí a pád při pohybu po venkovních komunikacích a v dopravních prostředcích (náledí, bláto, překážky, nerovnosti, prohlubně apod.).
- Sražení, přejetí, odhození dopravním prostředkem při pochůzce mimo pracoviště nebo při pracovní cestě.
- Požár vlivem zkratu na elektrickém kancelářském vybavení.
- Požár při používání mikrovlnné trouby nebo jiných tepelných zařízení.
Základní opatření pro předcházení mimořádným událostem nebo jejich následkům
- Pravidelná školení o PO a BOZP.
- Pravidelné pracovnělékařské prohlídky.
- Seznámení zaměstnanců s rizikovými faktory a opatřeními proti jejich působení.
- Proškolení zaměstnanců v poskytování předlékařské první pomoci.
- Seznámení zaměstnanců s návody k obsluze kancelářské techniky.
- Při odchodu z kanceláře nebo po ukončení práce řádně vypnout případně odpojit el. spotřebiče a zařízení od zdroje el. proudu.
- Používání pouze zaměstnavatelem určených a nepoškozených pomůcek a technických zařízení v souladu s návodem pro jejich bezpečný provoz, obsluhu a údržbu.
- Seznámení zaměstnanců s pracovními postupy, zákazy, příkazy, umístěním prostředků první pomoci a hasebních prostředků, jakož i způsobem přivolání pomoci.